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Gestão de Eventos

Os eventos corporativos, em termos estratégia de marketing, são úteis no processo de atração e fidelização de clientes, na melhoria do relacionamento com fornecedores e parceiros externos, além de potencializar os resultados de treinamentos de funcionários.

Mas a preparação de um evento sempre gera tensão. Então como reagir se houver problemas? O que fazer se algo der errado? Como evitar problemas que possam comprometer a imagem da empresa? Há algum cerimonial e protocolos para os diversos tipos de evento? Por isso que contar com uma empresa especializada na organização de eventos é fundamental para garantir o sucesso do seu evento.

Não há fórmula mágica para o sucesso de um evento corporativo. Tudo depende da qualidade do planejamento, dedicação na organização e muito trabalho. Pois o ideal é fugir do improviso e tentar se antecipar aos problemas.

Por isso que nós atuamos por meio da elaboração de um plano de ações, previamente desenvolvido e aprovado pelo cliente, a fim de sistematizar as ações necessárias ao sucesso do seu evento. Este plano de ação guiará as atividades a serem realizadas, dando confiabilidade e controle aos nossos clientes da execução do serviço.

Independentemente do porte da atividade, organizamos previamente todas as fases do evento, de forma e evitar erros e antecipar situações críticas.

Essas são algumas das etapas do plano ação desenvolvido em nossa empresa:

  • Orçamento: A verba disponível deve se adequar ao porte do evento. Por isso, dentro das necessidades dos nossos clientes, apresentamos qual é a composição dos custos a fim de adequar os formatos com o budget. Se necessário oferecemos  soluções alternativas, para o mesmo resultado.
  • Planejamento: Quanto maior a antecedência, melhores serão as condições para reservar local, pesquisar fornecedores, alugar equipamentos, contratar equipe de cerimonial e negociar preços e prazos de pagamento. Há ainda a necessidade de checar a necessidade de documentos como licenças, seguros, alvarás etc.
  • Informações registradas: Todo nosso processo de organização é documentado e compartilhado com nossos clientes, tais como: negociações encaminhadas, contratos fechados, preços e prazos acordados, obrigações e direitos dos envolvidos (cliente, empresa organizadora e fornecedores) e contatos com atrações especiais. Isso nos permite estabelecer mapas de acompanhamento das tarefas, monitorando prazos e  se necessário solucionando pendências rapidamente.
  • Público: A grande “estrela” do evento é o público. Garantir que ele tome conhecimento da programação tem absoluta importância. Nossa estratégia depende do perfil dos convidados e do objetivo da atividade. Mas algumas alternativas costumam apresentar bons resultados: criação de hot site, campanha de e-mail marketing e uso das redes sociais com a divulgação de informações como data, horário, endereço, mapa de localização e pequenas pílulas que agucem o interesse em participar.
  • Materiais e brindes: O conceito dos materiais utilizados e dos brindes oferecidos aos participantes deve manter a coerência com a proposta do evento. Imagine o constrangimento causado em um seminário sobre sustentabilidade em que impressos não utilizam papel reciclado. Por isso, este quesito também é fundamental constar no plano de ações.
  • Montagem: Esta etapa requer atenção especial, principalmente com as questões relativas à segurança. Por isso, nossa equipe acompanha o processo de montagem para garantir que todos os detalhes técnicos, como altura de telões, ligações elétricas, instalação de equipamentos e posicionamento da equipe de prevenção de incêndio, sejam executados corretamente.
  • Transporte: Quando necessário, só oferecemos aos nossos clientes empresas de transporte devidamente legalizadas e em dia com exigências de fiscalização.
  • Véspera: Com toda estrutura já montada, realizamos de testes e ensaios. Buscamos reproduzir o máximo possível as condições do evento. Os ensaios são importantes, pois podem revelar possíveis falhas de montagem ou a necessidade de ajustes.
  • Dia D: No dia do evento, nossa empresa acompanhará o evento, recebendo fornecedores, coordenando as atividades, identificando possíveis imprevistos e buscando resolvê-los rapidamente. Um membro da nossa equipe também cuidará das demandas apresentadas pelo mestre de cerimônias. Dedicamos atenção especial na recepção dos convidados, que devem receber todas as informações necessárias sobre o evento, além do material produzido.
  • Pós-evento: O trabalho de organização do evento corporativo não se encerra no dia da atividade. Ainda há relatórios e prestações de contas que precisam ser elaborados e serão entregues aos nossos clientes, para avaliação dos resultados obtidos dentro dos objetivos programados.

O sucesso de eventos corporativos, de um seminário ou de uma convenção pode ser medido pela satisfação dos seus clientes ou pela reação do seu público alvo. Este êxito depende basicamente do grau de organização e planejamento das diversas tarefas que envolvem a produção do evento e a coordenação no dia do evento, além da qualidade dos fornecedores de outros serviços envolvidos na execução do mesmo. Por isso que contar com uma empresa que possui vasto conhecimento nesta atividade é fundamental para garantir o sucesso do seu evento.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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